メールの配信率を向上させるためのベストプラクティス
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この記事では、Gainsight内のベストプラクティス、ITチームで実行できる手順、外部リソースなど、電子メールの配信性を確保するための複数の側面について説明します。
注記: 電子メールの配信可能性を向上させるために作業する場合、各ステップで成功率を高めることができますが、すべてのメッセージが毎回配信されることを保証することはできません。送信者が制御できない多くの要因によって、メッセージの受信が停止またはブロックされることがあります。
Gainsightのベストプラクティス
Gainsightで提供可能性を高めるためにできることは次のとおりです。
- クリーンな連絡先リストの管理: 古い非アクティブな受信者を削除することで、連絡先リストをクリーンな状態に保つことができます。これは、評判をクリーンな状態に保つのにも役立ちます。
- オプトアウトのプロセスを尊重します。電子メールを受信するためにオプトインしたユーザーにのみ電子メールを送信します。オプトアウトしたクライアントに電子メールを送信して、オプトインするかどうかを確認しません。多くの場合、これは違法であり、評判を傷つける可能性があります。国際オプトイン要件の詳細については、こちらをクリックしてください。
- プログラムのバウンスされたメッセージとスパムされたメッセージを監視します。スパムとしてマークされたり、バウンス率が高くなったりすると、評判が低下し、配信性が低下します。アウトリーチまたはプログラムの分析セクションで、バウンスおよびスパムされたメッセージの数を確認できます。特定の電子メールアドレスがメッセージをバウンスしたり、スパムとしてマークしたりしていることが確認された場合は、連絡先の情報を確認して、社内の適切な人物にメッセージを送信していること、および正しい電子メールアドレスを持っていることを確認してください。メッセージが、信頼できる送信元と見なされる人物に送信されていない可能性があります。
- 電子メール検証ツールの使用: Gainsight メールの認証は、管理者が電子メール通信の受信を拒否リストに登録されているかどうかを確認するのに役立ちます。詳しくは、メールの認証記事をご参照ください。
- よく練られた件名行を使います。有益で説得力のある件名行は、ユーザーがドメインを信頼できるソースとして認識し、電子メールがスパムとしてマークされるのを防ぐのに役立ちます。
- メッセージを適切に送信します。メッセージを頻繁に送信しすぎると、スパムとしてマークされることにもつながります。原則として、 「関係」 調査 (NPS ®など) を年に2回以上送信しないでください。「取引」 調査は、通常、トレーニング、オンボーディング、またはサポート契約の後に送信されますが、ユーザーが攻撃されていない限り送信できます。特にプログラムに共有カレンダーを使用していない場合は、マーケティング、製品、サービスなどの他の部門と連携して、一緒に調査を送信しすぎないようにすることをお勧めします。
組織として、社内でシステム内の配信性を向上させるための措置も講じています。
ITチームとの連携
これらの推奨事項を実施するには、ITチームおよびセキュリティチームとの連携が必要になる場合があります。これらのチームは、組織のセキュリティ体制とニーズに精通している必要があり、実装時に参照する必要があります。
- ドメインの送信を決定します。ITチームと協力して、電子メールの送信に使用するドメインと、そのドメインに必要なセキュリティ対策を決定する必要があります。可能な場合は、代替ドメインまたはサブドメインを使用して、プライマリドメインの潜在的な問題を最小限に抑えます。
- 組織の許可: このプロセスを完了するための詳細については、メールサービスの設定に関する記事を参照してください。許可リストは基本的に、Gainsightがユーザーに代わってメッセージを送信する権限を持っていることをISPに示し、Gainsightを通じて送信されるメッセージの配信可能性を劇的に向上させます。
- クリーンDNSレコードの維持: DNSルックアップは、外部世界がユーザーに代わってメールを送信する権限を持っていることを示します。ドメインに追加された最初の10個のルックアップのみが優先され、これらのルックアップの順序を並べ替えても、どのルックアップが優先されるかには影響しません。DNSレコードのサニタイズでは、使用されなくなったルックアップまたはレコードを削除します。配信性の問題を回避するために、Gainsightはドメインの10のDNSルックアップのいずれかである必要があります。この制限はメールを送信するすべてのドメインに適用され、Gainsightによって制御されることはありません。
- GDPRおよびCASLの規制に準拠します。これらの規制は、電子メール送信の業界標準になりつつあります。これらに従うことは、多くの場合、法的に必要であり、あなたの評判を守るのに役立ちます。EU一般データ保護規則 (GDPR) は、EUにおける市民のデータプライバシーを保護することを目的としています。GDPRの優先度の詳細については、ここをクリックしてください。カナダのスパム対策法 (CASL) は、カナダ国民および企業をスパムから保護することを目的としています。どの顧客がEUまたはカナダ以外を拠点としているかを判断するのは困難な場合が多いため、海外の顧客は常にこれらの規制に従う必要があります。CASLの優先度の詳細については、ここをクリックしてください。
- モニタ拒否リスト: 拒否リストの監視は、レピュテーションを監視するのに役立ちます。インフラストラクチャに関連するドメインまたはIPが拒否リストに表示された場合は、潜在的な問題を迅速に解決する必要があります。MxToolboxのようなサービスは、早期検出に役立ち、リストの削除をガイドすることもできます。